Электронный документооборот

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

Фармацевтика отличается большим объемом документооборота между дистрибьютером и аптекой. В этих условиях переход на безбумажные технологии значительно упрощает работу с документами для нас и наших клиентов. СБИС отлично подошел для нас, так как поддержал специфичные формы документов: протокол согласования цен, реестр согласования цен и др. Также мы активно внедряем в СБИС электронную сверку расчетов и подписание договоров.

Внедрение онлайн-сервисов для клиентов – одно из важнейших направлений развития нашей компании. Переход на электронные документы мы начали в 2012 году сразу после утверждения законодательной базы. Вместе со специалистами СБИС мы провели интеграцию нашей биллинговой системы и личного кабинета клиента. В итоге мы работаем без бумаги уже с десятками тысяч клиентов и продолжаем активно увеличивать их количество.

Филиалы и даже отделы нашего банка находятся в разных городах. Поэтому удалённая работа для нас всегда была актуальна. В СБИС мы публикуем приказы, чтобы с ними могли ознакомиться сразу все сотрудники. А еще согласовываем счета на оплату — за подписями не нужно никуда ехать, СБИС собирает их сам. Запустить документ в обработку можно даже из дома, прямо в мобильном приложении СБИС. Первое время коллеги не доверяли ЭДО и все документы хранили в бумажном варианте, но после дополнительного обучения оценили возможности СБИС. Программа ускоряет работу, и когда необходимо поднять какие-либо документы из архива – это самый главный помощник для наших сотрудников.

Основная наша задача – сделать обслуживание максимально удобным и простым. Мы предложили клиентам ускорить процесс обмена документами и видим, что эта услуга становится востребованной. Переход на ЭДО сократил время подготовки, обработки и отправки документов контрагентам, что позволило сделать обслуживание клиентов более технологичным. С помощью СБИС мы запустили ЭДО по всем филиалам в 56 городах России. По нашим оценкам, доля корпоративных клиентов, использующих данную модель документооборота, составляет 95%. В месяц мы отправляем около 120 000 расчётно-платежных документов нашим абонентам.

Все сотрудники используют СБИС как внутреннюю систему коммуникации, собственную соц.сеть. Видеозвонками заменили Skype, организуем совещания, ведем в СБИС свой новостной блок, обсуждаем новости. Избавились от массовых рассылок по почте и от стороннего ПО. Разумеется, СБИС незаменим и как оператор ЭДО, который избавил нас от бумаги. Мы выгружаем документы из 1С и специализированной учетной системы САКУРА. Для каждой системы – свой инструмент интеграции. Некоторые формы документов доработали до наших стандартов. Входящие документы согласуются теперь прямо в СБИС – это очень ускоряет работу, так как подписывают документы четыре ответственных лица.

Мы закупаем товар у 5 крупных компаний и получаем только счета-фактуры и иногда спецификации. Я узнала про международный ЭДО, заполнила заявку на сайте, и нам быстро подключили сервис. После этого мы сразу приступили к приему документов, без каких-либо заминок. В нашей Республике внедрены электронные сопроводительные накладные. При их отсутствии груз могут задержать на границе и выписать штраф. А это невыгодно и импортеру, и перевозчику, и нам. со СБИС я уже на начальной стадии вижу, что именно к нам идет из России. Поэтому еще до пересечения грузом границы я подготавливаю накладные. Таким образом, в СБИС удобно и просто контролировать импортируемый товар.

Как у предприятия по водоснабжению всего города, у нас множество контрагентов, и ЭДО очень упростил жизнь нам и нашим клиентам. С тех пор как мы пользуемся ЭДО в СБИС, контрагентам не приходится бегать к нам каждый день. Теперь как только первичные документы приходят в личный кабинет клиента, оплата происходит без задержек. Меньше срок доставки – меньше должников. Привыкать к новой программе не пришлось, так как через обработку СБИС мы продолжаем работать в «родном» интерфейсе 1С. А наш личный менеджер компании Тензор всегда готов подробно и понятно ответить на все возникающие вопросы.

Для нас большое значение имеют пожелания наших клиентов – организаторов различных событий. Благодаря им мы постоянно улучшаем свой сервис. Одно из таких обновлений — мы перешли на электронный документооборот СБИС. Наш сервис подготавливает закрывающие документы для организаторов (юридических лиц и ИП) и участников (покупателей билетов). Теперь мы подписываем их электронной подписью и отправляем через СБИС. Такие документы имеют юридическую силу, поэтому больше никаких «бумажек». Получателям нужно всего лишь зарегистрироваться в СБИС и получить ЭП.

Мы уже привыкли вести бухгалтерию в СБИС, а год назад решили подключить и международный ЭДО. Так как мы реализуем свою продукцию не только на территории России, но и за ее пределами, нам было важно получать документы из-за рубежа сразу, а не ждать все месяцами на бумаге. Особенно понравилось, что роуминг с другими операторами настраивается быстро, без недельных ожиданий. И сейчас многие вопросы решаем напрямую через круглосуточную техподдержку, даже к менеджеру теперь не обращаемся.

Мы используем СБИС для отправки исходящих и получения входящих документов. Стандартные пакеты документов формируем в 1С и выгружаем в СБИС через обработку, а все нестандартные формируем и отправляем напрямую из личного кабинета. «Тензор» перевел уже множество документов в электронный формат, хотелось бы иметь еще электронную версию документа ТТН для спиртосодержащей продукции, но это уже вопрос к законодательству. В процессе работы в СБИС иногда требуется помощь в настройках или конфигурациях кабинета. Удобно, что сотрудник компании «Тензор» может быстро подключиться к нашему компьютеру через сервис «Удаленный помощник» и оказать помощь в настройке системы.

До интеграции нашей системы и СБИС данные показаний счетчиков клиентов мы согласовывали сначала с «Сетевой компанией», потом передавали в «Татэнергосбыт». Это трудоемкая работа, которая мешала развитию проекта. Тензор доработал под нас API интерфейс СБИС: акты с показаниями счетчиков клиентов передаются в СБИС из нашего биллинга и автоматически отправляются СБИС на согласование в «Сетевую компанию», при утверждении «Сетевой компанией» они автоматически уходят в учетную систему Татэнергосбыта для начислений. В СБИС мы даже не заходим – отправляем акты и отслеживаем их утверждение прямо в UGREY. Отправку документов контролирует всего 1 человек. Вместе с СБИС мы развиваем наш проект по РФ.

Я работаю один и раньше обменивался документами в бумажном виде по почте. И если какую-то ошибку допускал — уходили дни, чтобы все исправить, я отвлекался от основной работы на волокиту. Заказчики из России предложили перейти на СБИС, и я понял, насколько ЭДО ускоряет процесс. Сейчас быстро отсылаю списки работ и акты выполненных работ. Здесь все делается в пару кликов. И к интерфейсу быстро привык, ничего сложного нет. Больше всего нравится возможность предпросмотра документа. Мне важно убедиться, что я отправил нужный файл и не допустил ошибок. Надеюсь, ЭДО у нас тоже станет популярным сервисом в ближайшее время.