Электронный документооборот

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

Я работаю один и раньше обменивался документами в бумажном виде по почте. И если какую-то ошибку допускал — уходили дни, чтобы все исправить, я отвлекался от основной работы на волокиту. Заказчики из России предложили перейти на СБИС, и я понял, насколько ЭДО ускоряет процесс. Сейчас быстро отсылаю списки работ и акты выполненных работ. Здесь все делается в пару кликов. И к интерфейсу быстро привык, ничего сложного нет. Больше всего нравится возможность предпросмотра документа. Мне важно убедиться, что я отправил нужный файл и не допустил ошибок. Надеюсь, ЭДО у нас тоже станет популярным сервисом в ближайшее время.

Наши главные требования при выборе провайдера ЭДО – представительства во всех регионах, единая цена для всех наших филиалов и возможность интеграции с нашей системой по API. СБИС полностью им соответствует. Мы провели интеграцию с несколькими операторами ЭДО. СБИС нас порадовал лучшими темпами подключения аптек к ЭДО – за год более 15000 грузополучателей.

Фармацевтика отличается большим объемом документооборота между дистрибьютером и аптекой. В этих условиях переход на безбумажные технологии значительно упрощает работу с документами для нас и наших клиентов. СБИС отлично подошел для нас, так как поддержал специфичные формы документов: протокол согласования цен, реестр согласования цен и др. Также мы активно внедряем в СБИС электронную сверку расчетов и подписание договоров.

Наша цель – перевести весь документооборот с потребителями в электронный вид. Мы уже отправляем в СБИС все счета на оплату, акты сверки, счета-фактуры, акты выполненных работ и расчеты по штрафам. В разработке расчет пени. Форму акта-сверки в СБИС дорабатывали под наши потребности: изменяли имена строк, местоположение реквизитов, добавляли новые поля. Наша учетная система - Omni-US. Документы из нее выгружаются в СБИС и распределяются по 10 сотрудникам для проверки по зонам ответственности. После руководители отправляют их получателям и следят за статистикой прямо в системе. со СБИС клиентопоток в офисы обслуживания существенно сократился.

В пандемию обмен бумажными документами значительно затруднился. В целях оптимизации процессов мы приняли решение перейти на ЭДО с партнером из Швейцарии. Сотрудники Тензора создали для зарубежного партнера аккаунт в СБИС и выдали НЭП. Чтобы документы признавались юридически значимыми, мы подписали трехстороннее соглашение. Теперь мы обмениваемся договорами и иными документами с нашим партнером за секунды.

До интеграции нашей системы и СБИС данные показаний счетчиков клиентов мы согласовывали сначала с «Сетевой компанией», потом передавали в «Татэнергосбыт». Это трудоемкая работа, которая мешала развитию проекта. Тензор доработал под нас API интерфейс СБИС: акты с показаниями счетчиков клиентов передаются в СБИС из нашего биллинга и автоматически отправляются СБИС на согласование в «Сетевую компанию», при утверждении «Сетевой компанией» они автоматически уходят в учетную систему Татэнергосбыта для начислений. В СБИС мы даже не заходим – отправляем акты и отслеживаем их утверждение прямо в UGREY. Отправку документов контролирует всего 1 человек. Вместе с СБИС мы развиваем наш проект по РФ.

Под управлением Х5 Retail Group 17 000 магазинов. С каждого мы ежемесячно собираем УПД по коммунальным и клининговым услугам. ЭДО в СБИС ускорил их получение до пары дней. Прямая интеграция СБИС с системой SAP по защищенному JMS-каналу обуспечила обмен документами в привычном интерфейсе.

За январь 2020 года мы выставили покупателям уже 8 000 УПД. Документы из 1C выгружаются через СБИС Коннект и обрабатываются в личном кабинете – это удобно и минимизирует количество программ-посредников. В СБИС мы выставляем документы в течение дня несколько раз – это позволяет клиентам видеть документы раньше, чем товар поступит на их склад. А значит, они могут планировать приемку и автоматизировать заведение прихода в свою учетную систему. В СБИС проходит дополнительный контроль документов на правильность и непротиворечивость. Также через СБИС работаем с электронными доверенностями и гарантийными письмами, что увеличивает оперативность отгрузок.

Мы используем СБИС для отправки исходящих и получения входящих документов. Стандартные пакеты документов формируем в 1С и выгружаем в СБИС через обработку, а все нестандартные формируем и отправляем напрямую из личного кабинета. «Тензор» перевел уже множество документов в электронный формат, хотелось бы иметь еще электронную версию документа ТТН для спиртосодержащей продукции, но это уже вопрос к законодательству. В процессе работы в СБИС иногда требуется помощь в настройках или конфигурациях кабинета. Удобно, что сотрудник компании «Тензор» может быстро подключиться к нашему компьютеру через сервис «Удаленный помощник» и оказать помощь в настройке системы.

Мы закупаем товар у 5 крупных компаний и получаем только счета-фактуры и иногда спецификации. Я узнала про международный ЭДО, заполнила заявку на сайте, и нам быстро подключили сервис. После этого мы сразу приступили к приему документов, без каких-либо заминок. В нашей Республике внедрены электронные сопроводительные накладные. При их отсутствии груз могут задержать на границе и выписать штраф. А это невыгодно и импортеру, и перевозчику, и нам. со СБИС я уже на начальной стадии вижу, что именно к нам идет из России. Поэтому еще до пересечения грузом границы я подготавливаю накладные. Таким образом, в СБИС удобно и просто контролировать импортируемый товар.

У нас два предприятия, на каждом — разные сотрудники. Кто-то работает с покупателями, кто-то с поставщиками. Всем нужно самостоятельно подписывать документы от имени компании. Для этого мы подключили МЧД в СБИС. Теперь сотрудники не просят меня отправить контрагентам документы с директорской подписью — подписывают сами. А доверенность выдается очень легко: я создаю ее в системе, нажимаю кнопку «Подписать и отправить», и дело сделано. Весь процесс занимает минут пять. Иногда загружаю доверенности из других систем в СБИС или наоборот. В сервисе это тоже просто сделать, проблем не возникает.

Наша задача сделать максимально комфортным работу наших клиентов. Клиентам нравится получать документы в СБИС- это быстрее и проще -в СБИС документы приходят в течение нескольких минут. Для нас отправка в СБИС тоже удобна. Мы тратим на рассылку документов несколько минут и по каждому клиенту можем быстро проверить, какие документы отправлены или утверждены – очень удобно. Документы о состоянии счета, расшифровки звонков, оказанных услугах и т. д. мы выгружаем в СБИС из своего биллинга Ирбис. Мы отправляем и xml-формат и pdf – необходимо для наших специфических документов.