Электронный документооборот

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

Наши клиенты - по всей России. Рассылка документов почтой стоила дорого. При переходе на ЭДО в СБИС отправка 1 документа стала дешевле в 5 раз. В СБИС даже в стандартный формат документа можно добавить нестандартные элементы. В нашем случае это логотип. СБИС поддерживает разные форматы: акты, счета-фактуры мы отправляем в xml, а договоры оферты в pdf. Через 4 дня после начала интеграции с 1С и доработки документов мы уже начали отправку документов. Клиенты часто задают вопросы по документам, особенно по договорам оферты. Чтобы быстро отвечать и всегда быть на связи для клиентов, переписываемся с ними прямо в СБИС – по каждому документу создается привязанный к нему диалог.

Для нас большое значение имеют пожелания наших клиентов – организаторов различных событий. Благодаря им мы постоянно улучшаем свой сервис. Одно из таких обновлений — мы перешли на электронный документооборот СБИС. Наш сервис подготавливает закрывающие документы для организаторов (юридических лиц и ИП) и участников (покупателей билетов). Теперь мы подписываем их электронной подписью и отправляем через СБИС. Такие документы имеют юридическую силу, поэтому больше никаких «бумажек». Получателям нужно всего лишь зарегистрироваться в СБИС и получить ЭП.

Мы выбрали СБИС ЭДО, потому что им пользовались уже многие наши клиенты. Интегрировали СБИС и 1С готовым модулем за несколько часов и на следующий день уже отправляли документы клиентам. В СБИС у нас работает 3 человека – кто-то с отчетностью, кто-то с документами. СБИС разделяет доступ сотрудников к информации в нашем кабинете, чтобы каждый занимался только своей работой. От нас в СБИС клиенты получают акты, счета-фактуры и счета на оплату. Все документы уходят единым пакетом – экономим на отправке.

Работать в СБИС нас пригласил российский заказчик. Ему было легче так работать с документами, и я согласился. По итогу это оказалось удобным и для меня: работать с электронной подписью проще, сам процесс поставок товаров ускорился. Мне помогли зарегистрироваться в личном кабинете, после чего я уже мог сам отправлять счета-фактуры и другие сопроводительные документы. В СБИС нравится пользоваться шаблонами и архивом, где можно хранить сканы бумажных документов вместе с электронными. Также скачал мобильное приложение, чтобы не зависеть от ПК. Одним словом, ЭДО показал себя хорошо. Я его коллегам буду предлагать, чтобы они тоже попробовали.

Мы закупаем товар у 5 крупных компаний и получаем только счета-фактуры и иногда спецификации. Я узнала про международный ЭДО, заполнила заявку на сайте, и нам быстро подключили сервис. После этого мы сразу приступили к приему документов, без каких-либо заминок. В нашей Республике внедрены электронные сопроводительные накладные. При их отсутствии груз могут задержать на границе и выписать штраф. А это невыгодно и импортеру, и перевозчику, и нам. со СБИС я уже на начальной стадии вижу, что именно к нам идет из России. Поэтому еще до пересечения грузом границы я подготавливаю накладные. Таким образом, в СБИС удобно и просто контролировать импортируемый товар.

Я сторонник современного подхода к бизнесу. Два наших клиента из России перешли на ЭДО в СБИС, мы также подключили сервис. С ним мы работаем уже практически год, поэтому успели оценить преимущества. Не надо складировать тонны бумаги, отправлять ее по почте — все в одной программе. В несколько кликов мы закрываем вопрос с накладными, реализацией, актами сверки и другими документами. Происходит это за пару минут, а на согласование «по старинке» уходят дни. Так нам пока приходится работать с остальными 500 клиентами. В будущем, если хотя бы часть документов наши клиенты будут формировать через ЭДО, процесс станет эффективнее.

Наши главные требования при выборе провайдера ЭДО – представительства во всех регионах, единая цена для всех наших филиалов и возможность интеграции с нашей системой по API. СБИС полностью им соответствует. Мы провели интеграцию с несколькими операторами ЭДО. СБИС нас порадовал лучшими темпами подключения аптек к ЭДО – за год более 15000 грузополучателей.

Поскольку мы работаем с бухгалтерией на аутсорсе, а большинство сотрудников часто бывают в командировках, то бумажный документооборот был затруднителен. Поэтому перешли на ЭДО. СБИС решил 3 основных проблемы: 1. Обмен документами с контрагентами. 2. Внутренние согласования: заявки на оплату, договоры. 3. Учет и контроль сотрудников в командировке. СБИС — очень гибкая система, я смогла сама настроить маршруты для бизнес-процессов, не пришлось заполнять никаких заявок. Все делается просто и не занимает много времени. В будущем планируем интегрировать СБИС в нашу основную учетную систему.

Мы уже работаем в СБИС, здесь же подключили МЧД. Ее легко оформить: заходим в документы, находим позицию доверенности, заводим новую и вводим данные сотрудника. Можем выбрать области, в которых сотрудник будет подписывать документы от имени организации. Когда руководитель согласует документ, регистрируем его. А если работник увольняется, легко отзываем МЧД, процесс похожий. Нам важно, чтобы все работало и мы без проблем проводили закупки. Поэтому ценно, что Тензор поддерживает наши бизнес-процессы. Например, у сотрудников не получалось загрузить в систему новую форму МЧД, а специалисты помогли нам.

Уже 2 года отправляем все платежно-расчетные документы клиентам в СБИС - всего один сотрудник справляется с этой задачей за минуты. СБИС поддержал как нашу индивидуальную визуализацию счетов и актов, так и форму абонентского договора для упрощения подключения новых компаний. Согласование оплат за связь, «коммуналку» и рекламу свелось к подписанию актов прямо в СБИС. На нашем сайте мы агитируем клиентов начать обмен документами с нами. А СБИС предоставляет страницу входа в систему с нашим логотипом и с видео-инструкциями по работе, чем помогает начать документооборот с теми, кто еще не подключен.

Мы частная компания, работаем по заказам. А сроки сдачи зависят от конструкторов. Они люди творческие, с гибким графиком, но контролировать их все равно надо. В этом смысле СБИС нам очень помог. Теперь по активности за компьютером программа показывает, сколько сотрудник реально отработал. Удобно, что в СБИС есть уведомления о нарушении графика. Это дисциплинирует сотрудников и экономит время руководителям – не надо всех просматривать. В нашем случае еще и пригодилась возможность отключить эти уведомления для ключевых специалистов, чтобы не отвлекать их. По ним данные получает только руководитель и уже сам решает наказывать или нет.

Входящие документы у нас согласуют 4 отдела. На бумаге это долго, а если документ терялся, то «концы» было не найти. С 2015 года МОЭК, Мосводоканал и другие контрагенты начали присылать нам акты и счета-фактуры в СБИС. Настройка согласования в системе была быстрой - провели ее без выезда специалиста СБИС. Теперь документы в СБИС поступают на согласование по очереди в каждый отдел. Только в случае одобрения документа всеми отделами, он поступает на резервирование денег для оплаты, а после на подписание к начальнику университета. Теперь быстро подписываем, оплачиваем, и документы не теряются и не забываются.