Электронный документооборот

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

В нашей компании часто появляются новые товароведы, которым нужно выдавать МЧД. Благодаря СБИС нам не приходится оформлять доверенности в налоговой. Все делаю в системе: захожу в документы, заполняю данные сотрудника, даю ему права на подписание определенных документов. Как правило, документация всегда одна и та же, а подписание специфических документов согласуем с руководством. Иногда контрагенты запрашивают у нас МЧД. Мы легко выгружаем доверенность из СБИС и отправляем им. Все интуитивно понятно.

Все документы от поставщиков мы собираем и проверяем в централизованной бухгалтерии. Раньше накладные поступали к нам через рестораны, что приводило к задержке процессов и появлению рисков потери документа. Реализовав ЭДО от СБИС, мы минимизировали проблемы документооборота. Теперь в личном кабинете мы видим накладные сразу после поставки, а подписание документа, оплата и контроль закупки товаров происходят своевременно. Также благодаря прописанной логике движения документов в СБИС, мы видим, в какой ресторан был доставлен товар, что ускоряет бизнес процессы в целом. Помимо ЭДО, 900 наших касс подключены к ОФД от СБИС, это автоматизировало взаимоотношения с арендодателями по всей стране.

В пандемию обмен бумажными документами значительно затруднился. В целях оптимизации процессов мы приняли решение перейти на ЭДО с партнером из Швейцарии. Сотрудники Тензора создали для зарубежного партнера аккаунт в СБИС и выдали НЭП. Чтобы документы признавались юридически значимыми, мы подписали трехстороннее соглашение. Теперь мы обмениваемся договорами и иными документами с нашим партнером за секунды.

У нас доверенности курирует один сотрудник, другим нужно было записываться к нему на прием, ехать в офис и стоять в очереди. Мы хотели найти такой инструмент, который позволил бы выдавать МЧД электронно. И мы нашли этот сервис в системе, в которой уже работаем: в СБИС. Теперь доверенности и другие электронные документы оформляем онлайн. Не нужно ничего распечатывать и выезжать в офис. Чтобы выдать машиночитаемую доверенность, достаточно завести на сотрудника карточку и заполнить информацию. А если истек срок МЧД, легко продлить ее. Удобно, что в системе под именем каждого сотрудника указано, где он может использовать свою электронную подпись: на госпорталах или в ЭДО.

Основная наша задача – сделать обслуживание максимально удобным и простым. Мы предложили клиентам ускорить процесс обмена документами и видим, что эта услуга становится востребованной. Переход на ЭДО сократил время подготовки, обработки и отправки документов контрагентам, что позволило сделать обслуживание клиентов более технологичным. С помощью СБИС мы запустили ЭДО по всем филиалам в 56 городах России. По нашим оценкам, доля корпоративных клиентов, использующих данную модель документооборота, составляет 95%. В месяц мы отправляем около 120 000 расчётно-платежных документов нашим абонентам.

Мы закупаем товар у 5 крупных компаний и получаем только счета-фактуры и иногда спецификации. Я узнала про международный ЭДО, заполнила заявку на сайте, и нам быстро подключили сервис. После этого мы сразу приступили к приему документов, без каких-либо заминок. В нашей Республике внедрены электронные сопроводительные накладные. При их отсутствии груз могут задержать на границе и выписать штраф. А это невыгодно и импортеру, и перевозчику, и нам. со СБИС я уже на начальной стадии вижу, что именно к нам идет из России. Поэтому еще до пересечения грузом границы я подготавливаю накладные. Таким образом, в СБИС удобно и просто контролировать импортируемый товар.

Наша компания - это географически распределенный холдинг: мы работаем в Центральной России, Приморье, на Алтае, Камчатке… Между центральной компанией и дочерними предприятиями происходит довольно большой документооборот. Поэтому было принято решение о переходе на ЭДО, и наша компания выбрала СБИС. На практике убедились, что начать работу в СБИС просто: скачали обработку для 1С, настроили по инструкции, провели пилот внутри компании и начали работать. Причем, большинство авиакомпаний, с которыми мы сотрудничаем, уже работали в СБИС. На данный момент 95% документооборота Аэрофьюэлз Интернешенел идет через СБИС.

Когда назрела необходимость перехода на ЭДО, основным запросом стала интеграция с нашей учетной системой SAP. Для этого мы воспользовались готовым модулем — СБИС Сапер. Это решение сертифицировано SAP, поэтому интеграция прошла быстро и безопасно. Это было проще и выгоднее разработки с нуля. Сотрудники «Тензора» готовы отработать самый сложный запрос. Они разработали англоязычные инструкции, видео инструкции для того, чтобы наши иностранные учредители поняли, зачем им СБИС, за что они платят. Теперь после автоматизации массовой отправки и приема документов в SAP на одном заводе, планируется внедрение СБИС и на новых производствах.

Мы выбрали СБИС ЭДО, потому что им пользовались уже многие наши клиенты. Интегрировали СБИС и 1С готовым модулем за несколько часов и на следующий день уже отправляли документы клиентам. В СБИС у нас работает 3 человека – кто-то с отчетностью, кто-то с документами. СБИС разделяет доступ сотрудников к информации в нашем кабинете, чтобы каждый занимался только своей работой. От нас в СБИС клиенты получают акты, счета-фактуры и счета на оплату. Все документы уходят единым пакетом – экономим на отправке.

со СБИС мы сократили издержки на доставку документов - суммы не космические, но все равно приятно. Большинство наших клиентов используют ЭДО, поэтому мы почти отказались от бумаг. Нам самим подписанные документы от клиентов не нужны. А вот для них уровень нашего сервиса стал выше – свои акты, счета- фактуры и счета на оплату они получают вовремя. Хотим перейти на УПД. Со стороны СБИС все готово, но наш биллинг Fastcom пока не обновлен – не позволяет использовать новый документ. С осени 2016 года переводим клиентов только на ЭДО. Клиент выбирает удобного ему оператора – СБИС доставит документы любому так же быстро, как и своим клиентам.

Более 30% наших контрагентов получают от нас документы в СБИС. Это сократило почтовые расходы в 40 раз. А доставка стала моментальной. Технически – СБИС интегрирован с 1С с помощью специальных готовых решений. Внешне – СБИС просто «научил» 1С отправлять документы. Исключив ручную проверку документов, их печать и отгрузку на почту, мы ускорили подготовки документов с 17 до 5 дней. А затраты бумаги сократились с 500 тыс. листов до 0. Эти очевидные выгоды дополнит то, что подписанные документы возвращаются теперь вовремя.