ЭДО хранит файл, подписи и историю отправки в одном месте. Контрагент получает договор за несколько минут, а обе стороны работают с одной версией. Ниже разберем юридическую силу, виды подписи и отправку через Saby Docs.
Что такое электронный договор
Электронный договор содержит те же условия, что и бумажный: предмет, цену, сроки и ответственность сторон. Его создают, согласуют и подписывают в цифровом виде.
ГК РФ разрешает заключать письменные договоры электронно. Главное, чтобы содержание можно было воспроизвести без изменений и определить, кто выразил волю. Это предусмотрено статьями 160 и 434 ГК РФ.
Электронная подпись показывает, кто подписал документ, и помогает проверить, менялся ли файл после подписания. Юридическая сила зависит от вида подписи.
КЭП по общему правилу равнозначна собственноручной подписи. НЭП применяют, если это предусмотрено законом или соглашением сторон. Эти правила закреплены в статьях 6 и 9 закона № 63-ФЗ.
Договор можно заключить электронно разными способами: обменяться подписанными файлами или принять оферту оплатой, заявкой либо началом работ. Конкретный способ должен соответствовать закону и условиям сторон.
Чем электронный договор отличается от скана и оферты
Договор можно заключить одним документом, обменом электронными документами или через оферту и акцепт. В таблице — что подтверждает договор в каждом случае и что сохранить.
| Как заключают договор | Что подтверждает заключение | Что сохранить |
|---|---|---|
| Обмен одним электронным документом с КЭП | Электронный оригинал с подписями сторон | Файл и электронные подписи |
| Обмен электронными документами с НЭП | Документы и подписи. Юридическую силу определяют закон или соглашение сторон | Документы, подписи и соглашение о порядке их использования |
| Обмен документами по email | Переписка и действия сторон, если они показывают согласие с условиями | Письма, вложения, оплату и документы об исполнении |
| Оферта и акцепт | Текст оферты и акцепт: ответ либо действие, указанное в оферте | Редакцию оферты и доказательство акцепта: платеж, заявку или запись в системе |
| Бумажный договор | Бумажный оригинал с собственноручными подписями | Оригинал; скан остается копией |
Скан бумажного договора — это электронная копия, а не электронный договор. Сам по себе скан не подтверждает, кто поставил подписи и менялся ли файл.
Суд может принять скан как копию письменного доказательства, но вправе запросить бумажный оригинал. Налоговая принимает скан-образы по установленным правилам: через ТКС или личный кабинет в предусмотренном формате. Поэтому бумажный оригинал нужно хранить.
Когда электронный договор имеет юридическую силу
Электронный договор имеет юридическую силу, когда выполняются три условия.
1. Согласованы существенные условия
Договор считается заключенным, когда стороны в требуемой форме согласовали все существенные условия. К ним относятся предмет, условия, которые закон называет обязательными для договора этого вида, и условия, на согласовании которых настаивает одна из сторон.
2. Соблюдена требуемая форма
Письменная форма соблюдена, если стороны подписали один документ, в том числе электронный, либо обменялись электронными документами или другими данными. При этом должно быть возможно воспроизвести содержание сделки и определить, кто выразил волю.
3. Подписант идентифицирован и действует в пределах полномочий
Договор подписывает руководитель или представитель с подходящими полномочиями. Сотрудник использует КЭП физлица и МЧД. Проверьте срок сертификата и доверенности.
Правовая основа
- Ст. 160 ГК РФ — письменная форма сделки и идентификация лица.
- Ст. 432 ГК РФ — существенные условия договора.
- Ст. 434 ГК РФ — заключение договора единым электронным документом или путем обмена электронными документами.
- Ст. 6 закона № 63-ФЗ — равнозначность документов с электронной подписью бумажным документам.
Какую электронную подпись использовать
Для договоров по ЭДО используют КЭП или НЭП. КЭП признается равной собственноручной подписи по закону, а условия использования НЭП стороны закрепляют в соглашении.
| Подпись | Когда равнозначна бумажной | Что учесть |
|---|---|---|
| КЭП | По общему правилу — без отдельного соглашения | Проверить сертификат и полномочия; учесть случаи, где нужна только бумага |
| НЭП | Когда это установлено законом, нормативным актом или соглашением | Закрепить порядок проверки подписи |
Для первого B2B-договора проще выбрать КЭП: отдельное соглашение о признании подписи обычно не требуется. Для НЭП заранее заключите соглашение и опишите, как стороны определяют подписанта и проверяют подпись.
Сайдбар
Какие договоры можно заключать электронно
Через ЭДО обычно заключают договоры поставки, услуг, подряда, аренды, лицензионные и другие B2B-договоры. Документ с КЭП равнозначен бумажному с собственноручной подписью, кроме случаев, когда закон требует документ исключительно на бумаге.
ЭДО не отменяет специальные требования к сделке. Если договор нужно удостоверить у нотариуса или зарегистрировать возникшее по нему право, одной отправки файла недостаточно — нужно пройти установленную процедуру.
Почему для договора удобнее ЭДО
Электронный договор избавляет от ситуаций, которые знакомы почти каждой компании:
- Договор застрял у курьера. Поставку нужно начинать завтра, а подписанный экземпляр вернется через неделю. В ЭДО документ приходит за минуты, а статус виден обеим сторонам.
- Подписали не ту версию. Юрист согласовал файл «финал_7», а руководителю распечатали «финал_6». В ЭДО стороны подписывают один и тот же файл.
- Оригинал потерялся. Бухгалтер просит договор к проверке, а он остался в другом филиале или у уволившегося менеджера. В электронном архиве документ находится по контрагенту, номеру или дате.
- К договору не хватает приложений. Смета лежит в почте, спецификация — на сетевом диске, акт — у бухгалтерии. В ЭДО договор и связанные документы можно хранить вместе.
Не нужно печатать экземпляры, оплачивать курьера и искать свободное место для бумажного архива.
Что нужно, чтобы заключить электронный договор
Проверьте четыре вещи:
- Электронная подпись. Оформите КЭП или НЭП.
- Оператор ЭДО. Подключите сервис, через который будете отправлять, получать и хранить документы. Зачем нужен оператор, читайте в статье про операторов ЭДО.
- ЭДО у контрагента. Проверьте, подключен ли партнер и с каким оператором он работает. Одинаковый оператор не требуется: в Saby можно обмениваться документами с пользователями других систем через роуминг. Подробнее — в статье про роуминг.
- Полномочия подписанта. Руководитель подписывает своей КЭП. Сотруднику понадобятся КЭП физлица и МЧД с правом подписывать договоры.
Как создать и отправить договор в Saby Docs: 6 шагов
В Saby договор можно подготовить, согласовать внутри компании и отправить контрагенту по ЭДО в одном процессе.
Шаг 1. Выбрать шаблон или загрузить договор
В Saby договор можно создать по готовому шаблону или загрузить свой файл. Например, выберите шаблон договора оказания услуг, добавьте шапку с реквизитами компании и заполните условия.
Шаг 2. Заполнить условия и настроить согласование
Укажите отправителя, номер, дату, сумму, сроки и порядок оплаты. Если договор должны проверить юрист, бухгалтер или руководитель, настройте маршрут: Saby последовательно передаст документ нужным сотрудникам до подписания.
Шаг 3. Добавить контрагента и проверить риски
Найдите контрагента по названию или ИНН. Под его названием Saby покажет индикатор риска. Красный цвет — повод открыть подробности: причиной могут быть блокировка счетов, признаки банкротства или резкое сокращение штата.
В карточке также видно, подключен ли контрагент к ЭДО и через какого оператора он работает.
Шаг 4. Добавить финальную версию и приложения
Если договор подготовлен вне Saby, загрузите согласованный файл. Если в тексте есть ссылки на спецификацию, смету или график, добавьте эти документы к договору.
Перед отправкой еще раз проверьте версию: после изменения подписанный файл придется подписывать заново.
Шаг 5. Выбрать отправку по ЭДО
Нажмите «Отправить» и выберите ЭДО. Если контрагент работает в Saby, документ уйдет через Saby. Для другого оператора используйте его абонентский ящик и роуминг.
Если контрагент еще не подключен к ЭДО, отправьте ему приглашение. Email, SMS и мессенджеры не заменяют отправку договора через оператора ЭДО.
Шаг 6. Проверить, подписать и отправить
Проверьте получателей, договор и связанные документы. Выберите КЭП и МЧД, если договор подписывает сотрудник, затем подтвердите отправку.
Контрагент получит договор и сможет подписать его электронной подписью. Когда он ответит, Saby покажет новый статус и отправит уведомление.
Результат
Saby подпишет договор вашей КЭП и отправит его контрагенту. Получатель проверит файл и поставит свою подпись. Для многостороннего договора Saby соберет подписи всех участников. Момент вступления договора в силу определяют его условия и закон.
Что происходит после отправки
Статус договора виден в «Документы/Исходящие». Контрагент может подписать документ, отклонить его или вернуть на согласование. Откройте карточку после ответа и проверьте подписи.
Если контрагент вернул замечания, создайте новую версию договора и отправьте ее на подпись заново. Изменения в уже действующем договоре оформляйте дополнительным соглашением.
Храните электронный оригинал вместе с электронной подписью. Распечатка подходит только для чтения, а юридически значимый документ остается в электронном архиве.
Типичные ошибки при заключении электронного договора
- Черновик вместо финальной версии. После подписания файл нельзя заменить. Сверьте текст, сумму и приложения до отправки.
- Ошибочный получатель. Проверьте название и ИНН контрагента, особенно если в справочнике есть компании с похожими названиями.
- Не все приложения. Договор может ссылаться на спецификацию, график или смету. Добавьте их в тот же пакет.
- НЭП без соглашения. Заранее закрепите, как стороны определяют подписанта и проверяют подпись.
- Подписант без полномочий. Сотруднику нужны КЭП физлица и МЧД с подходящим полномочием.
- Отправка по email вместо ЭДО. Для обмена через оператора выберите канал Saby или абонентский ящик контрагента.
- Роуминг не настроен. При разных операторах сначала настройте обмен или отправьте приглашение.
- В архиве осталась только распечатка. Сохраните электронный оригинал вместе с электронной подписью.
- Не учтена особая форма сделки. Для некоторых договоров нужен нотариус, регистрация или бумажный документ. Проверьте требования до отправки.
Важные нюансы электронного договора
- Заполните файл до подписания. Не оставляйте пустые строки, поля «вставить сумму» или приложения «добавить позже». После подписания стороны должны видеть окончательный текст.
- Проверьте момент вступления в силу. Если в договоре нет отдельной даты, ориентируйтесь на момент заключения. Для единого электронного документа это обычно время последней необходимой подписи, если стороны не указали другой момент и закон не устанавливает иное.
- Не редактируйте подписанный файл. После изменения электронные подписи перестанут подтверждать его неизменность. Условия действующего договора меняют дополнительным соглашением в той же форме.
- Храните электронный оригинал и подписи. Срок зависит от вида документа и требований закона. В Saby документы доступны неограниченное время; при необходимости скачайте ZIP с файлом и подписями для локального архива.
- Подписывайте закрывающие документы по ЭДО. Акты, УПД, счета-фактуры и дополнительные соглашения можно связать с договором и хранить в одном электронном архиве.
Вопросы и ответы
Частые вопросы
Что такое электронный договор простыми словами?
Это договор, который стороны согласуют и подписывают в цифровом виде. Бумажный экземпляр обычно не требуется.
Имеет ли электронный договор юридическую силу?
Да. Для этого стороны должны согласовать существенные условия, соблюсти форму сделки и подтвердить личности и полномочия подписантов.
Является ли скан подписанного договора оригиналом?
Скан — копия бумажного договора. Электронный оригинал содержит проверяемую электронную подпись.
Можно ли заключить договор по электронной почте?
Да, если стороны заранее признали такой способ и из переписки можно установить отправителя, содержание и момент получения документа. Для регулярной работы между компаниями удобнее ЭДО.
Какая подпись нужна для договора по ЭДО?
Для договора по ЭДО используют КЭП или НЭП. КЭП подходит по общему правилу, а применение НЭП стороны закрепляют в соглашении.
Нужна ли МЧД для подписания договора?
Руководитель подписывает договор своей КЭП. Сотруднику обычно нужны КЭП физлица и МЧД.
Когда электронный договор считается заключенным?
Обычно договор считается заключенным, когда сторона получила акцепт. В ЭДО это часто момент, когда документ подписали все участники.
Можно ли распечатать электронный договор?
Да. Распечатку используют для чтения, а оригинал хранят вместе с электронными подписями.
Как отправить договор через Saby Docs?
Создайте исходящий договор, выберите контрагента, добавьте условия и файл, затем укажите канал Saby и подпишите документ КЭП. Для другого оператора настройте роуминг.