2026 год станет переломным для электронного документооборота. Часть изменений уже утверждена, часть — на финальной стадии обсуждения, но общий вектор очевиден: меньше бумаги, больше обязательного ЭДО и единые цифровые форматы.
Бизнесу предстоит адаптироваться к новым реквизитам в счетах-фактурах, отмене привычных форм первичных документов, расширению маркировки, электронным перевозочным документам и обновлённым правилам работы с МЧД.
Ниже — полный разбор всех изменений ЭДО в 2026 году и практические рекомендации, что стоит проверить уже сейчас.
Электронный документооборот в 2026 году: что меняется
В 2026 году затронуты сразу несколько направлений:
- обновление обязательных реквизитов счетов-фактур;
- отказ от электронных форматов ТОРГ-12 и актов выполненных работ;
- расширение перечня маркируемых товаров;
- запуск обязательной маркировки в новых регионах;
- переход на универсальные сообщения при ЭДО;
- новые форматы УКД и корректировочных счетов-фактур;
- обязательный электронный документооборот в грузоперевозках;
- изменения в требованиях к машиночитаемым доверенностям;
- упрощение работы в роуминге операторов ЭДО.
Разберём каждый блок отдельно.
Новые реквизиты в счетах-фактурах
Когда вступает в силу: с 1 января 2026 года.
С конца 2025 года принят федеральный закон № 425-ФЗ, который вносит изменения в Налоговый кодекс РФ. В результате корректируется форма счета-фактуры и требования к её заполнению.
Что изменилось
- Счета-фактуры на аванс
Теперь в документе нужно указывать не только реквизиты платежного документа, но и:
- номер и дату авансового счета-фактуры;
- номер и дату платежно-расчётного документа.
Ранее достаточно было указать только данные платежки.
- Счета-фактуры от ИП
Если документ подписывает индивидуальный предприниматель или его представитель:
- реквизиты свидетельства о госрегистрации ИП больше не указываются;
- вместо них обязательны ОГРНИП и дата его присвоения.
- Кто утверждает формы документов
С 2026 года право утверждать формы счетов-фактур, книг покупок и продаж, а также журналов учёта переходит от Правительства РФ к ФНС. Это означает более частые и оперативные обновления форматов.
Отмена электронных форматов ТОРГ-12 и актов выполненных работ
Когда: с 1 января 2026 года.
ФНС официально упраздняет действующие XML-форматы:
- товарной накладной ТОРГ-12;
- акта выполненных работ (оказанных услуг).
Как теперь оформлять первичные документы
У бизнеса остаётся три варианта:
1. Перейти на УПД версии 5.03
Это наиболее логичный и «безболезненный» путь. Универсальный передаточный документ объединяет:
- первичку;
- счет-фактуру.
Вместо двух документов — один, полностью легальный для ЭДО и ФНС.
2. Использовать неформализованные документы
Можно передавать ТОРГ-12 и акты в PDF, DOCX или сканах с КЭП.
Минусы:
- ФНС такие файлы не принимает;
- использовать их можно только во внутреннем и контрагентском документообороте.
3. Остаться на бумаге
Бумажные формы никто не отменял, но это шаг назад по скорости и автоматизации.
Новые группы маркированных товаров в 2026 году
Сроки: с марта по декабрь 2026 года — в зависимости от категории.
В 2026 году значительно расширяется список товаров, подлежащих обязательной маркировке и отражению в системе «Честный знак».
Ввод новых товарных групп
- Март — кондитерские изделия с сахаром (печенье, зефир, пасты и др.)
- Апрель — чай и чайные напитки
- Май — хлебобулочные изделия и торты
- Июнь — кофе и цикорий
- Июль — шоколад, карамель, жевательная резинка
Переход на объёмно-сортовой учёт
- июль — косметика, бытовая химия, бритвы;
- сентябрь — бакалея;
- октябрь — консервы.
Поэкземплярный учёт
Поштучное отслеживание вводится для:
- напитков, спортпита, медизделий;
- моторных масел;
- икры;
- молочной продукции с длительным сроком хранения;
- стройматериалов и кормов для животных.
Обязательная маркировка в новых регионах
Когда: с 1 апреля 2026 года.
Компании из ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей обязаны:
- зарегистрироваться в системе «Честный знак»;
- передавать сведения об обороте всех маркируемых товаров наравне с остальными регионами РФ.
Переход на универсальные сообщения в ЭДО
Когда: ориентировочно с 1 апреля 2026 года (при утверждении проекта).
Минфин предлагает заменить два документа:
- извещение о получении;
- уведомление об уточнении
одним универсальным сообщением (УС).
Что такое универсальное сообщение
Это XML-файл без электронной подписи, который содержит:
- ссылку на исходный документ;
- идентификаторы сторон;
- код ответа (получено, отказ, запрос уточнений и т. д.);
- комментарии и контактные данные.
УС упростит обмен и сократит количество технических сообщений в ЭДО.
Новые форматы УКД и корректировочных счетов-фактур
Когда: с 1 июля 2026 года (если проект примут).
ФНС планирует обновить электронные форматы:
- УКД;
- УКД, совмещённого с КСФ;
- корректировочного счета-фактуры.
В новых версиях появятся:
- данные о прослеживаемых товарах;
- новые ставки НДС для УСН (5%, 7%, 22% и производные).
До июля 2026 года допускается использование старых и новых форматов параллельно.
Обязательный электронный документооборот в грузоперевозках
Когда: с 1 сентября 2026 года.
Все перевозочные документы переводятся в электронный вид:
- электронная транспортная накладная (ЭТрН);
- ж/д и авиационные накладные;
- заявки и заказы на перевозку;
- путевые листы;
- экспедиторские документы.
Фактически бумажный документооборот в логистике уходит в прошлое.
Изменения в требованиях к МЧД
Сроки: уточняются, проект в обсуждении.
Планируются следующие изменения:
- обязательное указание филиалов и обособленных подразделений;
- упрощённые данные о представителе;
- обязательный срок действия доверенности;
- отказ от перечисления полномочий текстом;
- обязательное указание названия полномочия.
Отмена обязательных приглашений в роуминге ЭДО
Когда: в течение 2026 года (точная дата обсуждается).
ФНС предлагает убрать обязательные приглашения для старта обмена в роуминге. Возможен компромиссный вариант — бизнес сам выбирает, использовать приглашения или начинать обмен сразу.
Что бизнесу стоит сделать уже сейчас
- проверить готовность к УПД 5.03;
- обновить шаблоны счетов-фактур;
- оценить процессы по маркировке;
- заранее подключить ЭТрН;
- привести МЧД в порядок;
- убедиться, что оператор ЭДО поддерживает новые форматы.