Введение
Электронный документооборот (ЭДО) становится важной частью цифровой трансформации бизнеса в России. Однако его распространение пока ограничено. Чтобы ускорить этот процесс, ФНС запустила стратегию развития ЭДО. В этой статье — подробный разбор новой концепции, её влияния на бизнес и роли, которую играет провайдер Saby в адаптации к изменениям.
Цели ФНС в области ЭДО
ФНС выступает не просто в роли наблюдателя, а как активный инициатор и методолог цифровизации документооборота. Создано специальное управление, которое формирует стандарты ЭДО, разрабатывает единые форматы, регулирует применение электронных подписей и обеспечивает юридическую значимость электронных документов.
Задача — создать единое информационное пространство, в котором организации смогут легко и безопасно обмениваться документами.
Новый формат для бизнеса: переход на единые правила
Ожидается переход на унифицированные форматы для электронных документов, что упростит их автоматическую обработку. Если раньше формат мог зависеть от оператора, отрасли или соглашения между сторонами, то теперь ФНС предлагает стандартизированные шаблоны, которые будут действовать повсеместно.
Это особенно актуально для документов, часто фигурирующих в хозяйственной деятельности: договоров, актов сверки, счетов, накладных и других.
Обязательная визуализация: читаемость и проверяемость
Наряду с машиночитаемыми форматами (например, XML), планируется обязательная визуализация документов в человекочитаемом виде — например, через PDF/A-3. Это необходимо для юристов, бухгалтеров, а также судебных и контрольных органов.
Saby уже реализовал такие функции: пользователи могут настраивать шаблоны отображения документов и выбирать наиболее удобный формат представления — Word, Excel, PDF.
Какие документы первыми попадут под требования ЭДО
ФНС выделила приоритетные типы документов, для которых в первую очередь будут разработаны новые форматы:
- Счета, договоры, накладные и акты
- Претензии, возвраты, формы КС-2 и КС-3
Эти документы играют ключевую роль в бизнес-процессах и будут стандартизированы в первую очередь.
Этапность внедрения обязательного ЭДО
Концепция предусматривает постепенное внедрение обязательного ЭДО, начиная с документов высокой юридической значимости. Сначала к переходу будут привлекаться компании, уже имеющие цифровую инфраструктуру.
Saby активно помогает своим клиентам пройти этот путь: автоматизация, настройка шаблонов, интеграция с учетными системами и полная юридическая проверка документов доступны уже сегодня.
Роль Saby в реализации концепции ЭДО
Как технологичный провайдер, Saby не просто реагирует на изменения законодательства, а формирует инфраструктуру заранее. Платформа позволяет работать с формализованными структурами, настраивать содержимое документов, автоматизировать подписание и отправку, а также отслеживать статус документов в режиме реального времени.
Благодаря актуальным обновлениям и тесной связи с ФНС, Saby обеспечивает своим клиентам соответствие новым требованиям и помогает избежать проблем при переходе на ЭДО.
Цифровой профиль организации и хранение данных
Один из элементов будущей системы — создание цифрового профиля организации, в котором будет аккумулироваться вся информация о юридически значимом документообороте. Также планируется централизованное и защищённое хранение электронных документов.
Это повысит доверие к данным, обеспечит стабильный доступ к архиву и позволит снизить расходы на собственные ИТ-ресурсы.
Заключение
Концепция развития ЭДО от ФНС — это логичный шаг к цифровому будущему российского бизнеса. Внедрение единого формата, обязательной визуализации и цифрового профиля организации станет новым стандартом работы с документами.
Компании, которые заранее адаптируются под новые реалии, выиграют в эффективности и снизят юридические риски. Saby уже готов предложить решения, полностью соответствующие будущим требованиям, и стать надежным партнером в цифровой трансформации документооборота.